Taulukkolaskentaohjelmilla tuotetuissa taulukoissa tuppaa olemaan tyypillisesti paljon numeerista tietoa. Tein tänään Google Sheetillä erään runsaasti lukuarvoja sisältäneen taulukon. Riveille muodostui tiiviiseen tilaan paljon tietoa, jota yritin parhaani mukaan ryhmitellä niin, että loogisesti yhteenkuuluvat rivit erottuisivat selkeästä isosta tietomassasta. Ryhmittelyn lisäksi käytin solujen taustoissa eri värejä, jotka entisestään selkeyttävät ja erottavat rivit toisistaan. Halusin kuitenkin automaattisesti määräytyvän taustavärityksen, joka vaihtuu aina sen mukaan, mikä arvo tietyssä solussa kulloinkin on. Solujen värjääminen käsityönä on aikaa vievää puuhaa, ja sitten kun arvo joskus muuttuu, joutuu taustavärinkin vaihtamaan. Monissa taulukkolaskentaohjelmissa on onneksi mahdollisuus määritellä ehdollinen muotoilu, jota englanninkielisissä softissa kutsutaan termillä Conditional formatting. Myös Google Sheetissä voi määritellä ehdollisen muotoilun ja näin automatisoida monia ulkoasuun vaikuttavia muotoilutoimintoja.
Tavoitteenani oli näyttää osa riveistä vaaleanpunaisella ja osa vaaleansinisellä taustavärillä. Asiakokonaisuudet löytyvät isosta tietomäärästä helpommin käyttämällä värejä. Silmät näkevät jo kaukaa, mistä kohtaa taulukkoa milloinkin kannattaa alkaa etsiä haluamaansa tietoa. Ehdollisen muotoilun määrittäminen on suhteellisen helppoa. Minun tapauksessani määrittelyä helpotti entisestään, kun taustavärityksen määräsi vain yksi arvo yhdessä solussa. Taulukossani F-sarakkeessa oleva numeroarvo 1 näyttää koko rivin vaaleanpunaisella taustalla. Jos sarakkeessa on jokin muu arvo, näytetään rivi vaaleansinisellä taustalla. Mikäli sarakkeessa ei ole mitään arvo eli solu on tyhjä, ei taustaväriä vaihdeta lainkaan. Tämä jälkimmäinen vaatimus tuottaa astetta monipolvisemman ehtolausekkeen, mutta ei suinkaan vielä tee ehdollisesta muotoilusta mahdotonta. Ensimmäinen ehto eli solu arvolla 1 on helppo toteuttaa. Käytän esimerkissäni englanninkielistä Google Sheet -selainapplikaatiota.
- Merkitse alue, jonka rivien taustavärin haluat muotoilla tietyllä ehdolla.
- Valitse valikosta Format ja sitten Conditional formatting...
- Varmista Single color -välilehdellä, että Apply to range -kentässä on merkitsemäsi alue esimerkiksi muodossa A3:H40. Esimerkissäni ehdollinen muotoilu kattaa koko tietoalueen riviltä kolme riville neljäkymmentä ja sarakkeesta A sarakkeeseen H.
- Valitse Format cells if... -pudotusvalikosta Custom formula is.
- Kirjoita kenttään kaava:
=$F$3:$F$40=1Muuta yllä olevassa esimerkkikaavassa oleva F-sarakkeesta muodostuva alue vastaamaan omaa tarvettasi. - Tee haluamasi ulkoasumuotoilut kohdassa Formatting style ja paina lopuksi Done.
Toisessa ehdossa F-sarakkeeni solussa on jokin muu arvo kuin 1. Lisäksi solu ei saa olla tyhjä. Tämä ehto on niin ikään helppo toteuttaa, joskin se vaatii kaavaan yhden lisätestauksen.
- Merkitse alue, jonka rivien taustavärin haluat muotoilla tietyllä ehdolla.
- Valitse valikosta Format ja sitten Conditional formatting...
- Valitse Format cells if... -pudotusvalikosta Custom formula is.
- Kirjoita kenttään kaava:
=AND($F$3:$F$40<>1, NOT(ISBLANK($F$3:$F$40))) - Tee haluamasi ulkoasumuotoilut kohdassa Formatting style ja paina lopuksi Done.
Jälkimmäisessä ehdossa on kaksi testiä. Ensimmäisessä testissä tutkitaan, onko solun arvo jokin muu kuin 1. Toisessa testissä tutkitaan ISBLANK()-funktiolla, ettei solu ole tyhjä. Koska ISBLANK()-funktio testaa, onko solu tyhjä, tarvitaan tuloksesta negaatio, joka saadaan aikaisesti NOT()-funktiolla. Negaatiolla selviää siis, että solu ei ole tyhjä. Nämä kaksi testiä yhdistetään AND()-funktiolla. Esittelemässäni esimerkissäni muotoillaan isonkin taulukon rivien taustaväri erittäin helpolla ja yksinkertaisella toimenpiteellä ja ennen kaikkea automaattisesti.