Prosessien parantaminen - osa 1

Yhä useampi yritys on alkanut tunnistaa liiketoimintansa prosesseja. Pelkästään intuitioon pohjautuva liiketoiminta saattaa hyvin sopia pienille yrityksille, mutta tehokkuusvaatimukset ja kustannustietoisuus ovat valtaamassa alaa kaikenkokoisissa yrityksissä. Tehokkuutta eivät vaadi yksistään yrityksen johto vaan enenevässä määrin myös sen asiakkaat. Tehottomia tai väärään aikaan ajoitettuja prosesseja voidaan käytännössä havaita joka päivä lähikaupassa, kun tuskastuneet asiakkaat jonottavat vuoroaan kassalle. Liiketoimintaprosessien parantamisessa on kyse monen eri tekijän muuttamisesta. Uudelleen suunnitellut prosessit voivat parhaimmillaan tuoda huomattavasti lisää tehokkuutta ja myös kustannussäästöjä. Mutkattomasti toimivat prosessit ovat lisäksi kilpailuetu yrityksille, jotka taistelevat markkinaosuuksistaan ja maksavista asiakkaistaan. Selkeät prosessit helpottavat työntekoa ja lisäävät työhyvinvointia. Prosesseja voi parantaa muutamilla yksinkertaisilla toimenpiteillä.

Prosessin pohjalla olevan työnkulun suunnittelu sisältää vastauksen kolmeen kysymykseen. Jokaisen prosessin olemassaolo kyseenalaistetaan esittämällä yksinkertainen mitä- ja/tai miksi-kysymys. Vastaus tähän kysymykseen kertoo, miksi jokin prosessi on olemassa ja mitä sen on tarkoitus tuottaa. Prosessi kertoo, miten jokin työnkulku suoritetaan, ja esittämällä miten-kysymyksen saa vastauksen toiseen tärkeään prosessin suunnitteluun liittyvään kysymykseen. Jokaisella työllä on tekijänsä ja tämän vuoksi prosessien suunnittelussa esitetään lopuksi kuka-kysymys eli kuka tai mikä suorittaa prosessin sisältämät tehtävät.

Tehottomasti ja huonosti toimivat prosessit ja yritykset tarvitsevat joskus radikaaleja prosessien parantamiskeinoja. Tällöin vanhat prosessit ja organisaatio hylätään uuden tieltä. Huonon prosessin tunnistaa viimeistään silloin, kun jokainen liiketoimintatapahtuma vaatii omanlaisensa työnkulun. Muita huonon prosessin tunnusmerkkejä ovat pitkät läpimenoajat, hidas palvelu ja alhainen palvelutaso. Tärkeimpiä prosessin tehokkuuden mittareita ovatkin esimerkiksi suoriutumisaika, odotusaika, palvelutaso, työllisyysaste ja tapahtumien määrä.

Aloita tunnistamalla liiketoimintatapahtuma. Tapahtuma käynnistyy yleensä asiakkaan yhteydenotosta tai yrityksen sisäisestä tarpeesta. Tapahtumalla on elinkaari alkuineen ja loppuineen. Liiketoimintatapahtumaa ei voi jakaa, mutta siihen liittyvän työn voi jakaa esimerkiksi useammalle tekijälle.

Tunnista prosessin koko mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Prosessille pitää määritellä rajat, joiden sisällä liiketoimintatapahtuma käsitellään. Tunnista prosessin tuotos eli tapahtuman lopputulos. Prosessin tehtävänä on yhdistää olemassa olevia tuotannontekijöitä siten, että niistä saadaan tavoiteltu lopputulos mahdollisimman tehokkaasti ja kannattavasti. Prosessi sinänsä on vain ohje tai resepti, miten nämä tuotannontekijät yhdistetään eikä prosessi siis itsessään lisää tapahtumaan tai poista siitä mitään. Prosessia tunnistettaessa jätetään resurssien, kuten työvoiman ja tuotantovälineiden osuus toistaiseksi huomioimatta.

Prosessia kutsutaan toisinaan myös työnkulkukaavioksi. Kaavio kuvaa, miten työntekijän on suoritettava tietyt vaiheet lopputuloksen aikaansaamiseksi. Prosessin suunnittelu on luonteeltaan iteratiivista. Prosessiin lisätään ja siitä poistetaan tehtäviä ja niiden järjestystä vaihdellaan suunnittelun aikana. Prosessien suunnittelussa isot tehtäväkokonaisuudet pilkotaan pienempiin, hallittavampiin kokonaisuuksiin, kuten aliprosesseiksi.

Julkaistu tiistaina 1.3.2011 klo 17:08 avainsanalla työelämä.

Edellinen
Jäänmurtaja
Seuraava
Prosessien parantaminen - osa 2
Evästeiden käyttö

Käytän sivustollani evästeitä tarjotakseni parhaimman mahdollisen lukukokemuksen blogini lukijoille. Jos jatkat sivustoni käyttöä, oletan, että hyväksyt evästeiden käytön sivustollani.

Lisätietoja evästeiden käytöstä