Prosessien parantaminen - osa 2

Prosessi koostuu tehtävistä. Tehtävä suoritetaan aina samaan aikaan ja samassa paikassa. Tehtävät ovat atomisia, toisin sanoen ne eivät enää jakaannu pienempiin osatehtäviin. Tehtävää ei pidä kuitenkaan jakaa liian pieneksi tekemiseksi, koska silloin tehtävän käynnistysaika kasvaa. Vastaavasti ei pidä olla ylimalkainen ja käsitellä tehtäviä liian suurina kokonaisuuksia. Eri tehtävien välitulokset pitää pystyä varmistamaan, jotta virheen mahdollisuus voidaan havaita ajoissa ja estää virheen siirtyminen prosessissa eteenpäin seuraavalle tehtävälle.

Prosessien parantaminen voidaan aloittaa mahdollisten olemassa olevien dokumenttien, kuten työnkulkukaavioiden pohjalta. Prosessien suunnitteluun kuuluu myös ihmisten, työryhmien ja osastojen välisen kommunikoinnin tunnistaminen. Erityisesti säännönmukaisten dialogien, kommunikointitapojen ja -väylien tunnistaminen antaa arvokasta pohjaa prosessien kehittämiselle.

Määrää prosessille omistaja eli henkilö, jonka tehtävänä on vastata prosessin kuvauksesta ja ylläpidosta. Määrää myös liiketapahtumille omistajat eli henkilöt, joiden tehtävänä on vastata liiketoimintatapahtumista, kuten myynnistä, asiakaspalvelusta ja logistiikasta. Tarkista jokaisen tehtävän tarpeellisuus ja punnitse kunkin tehtävän koko. Selvitä, voidaanko saman prosessin eri variaatiot muuttaa yleiseksi prosessiksi. Selvitä myös, voidaanko useat erikoistuneet tehtävät muuttaa yhdeksi yleisemmäksi tehtäväksi. Tutki, voidaanko prosessiin toteuttaa rinnakkaisuutta, jolloin useampia tehtäviä voidaan suorittaa samanaikaisesti.

Moderni teknologia mahdollistaa monia parannuksia prosesseissa. Kommunikointirakenteen optimoinnissa uudet kommunikointiväylät, kuten sosiaalinen media, voivat johtaa prosessien uudelleensuunnitteluun. Asiakaspalaute ei välttämättä enää tule perinteisiä kanavia pitkin puhelimitse tai sähköpostilla, vaan voi edellyttää jopa oma-aloitteista keskustelupalstojen, kommenttien ja uutisvirtojen seurantaa. Aiemmin paperille suunniteltuja työnkulkukaavioita ei pidäkään automatisoida sellaisinaan, sillä ne saattavat olla nykymittapuun mukaan vääristyneitä ja tehottomia.

Prosessiin tarvittavat resurssit tulee nähdä ikään kuin ne olisivat samassa huoneessa. Resurssien sijainnilla ei ole merkitystä prosessissa eikä esimerkiksi huone- tai osastojakoa suunnitella osaksi prosessia. Organisaatio voidaan järjestellä uudelleen tehokkaamman prosessin saavuttamiseksi. Resursseja tulee käyttää siihen tehtävään, jossa ne ovat parhaimmillaan. Järjestele tehtävät siten, että tehtävän käynnistämiseen tarvittava aika pienenee. Yritä siis suorittaa useampia tehtäviä yhdellä ja samalla resurssilla, jotta vältytään työn siirtämiseltä resurssilta toiselle tehtävän vaihtuessa. Vältä ylipäätään tehtävien käynnistämistä ja hyödynnä olemassa olevia rutiineja ryhmittelemällä liiketoimintatapahtumia.

Prosessien parantamisessa tulee säilyttää mahdollisimman paljon joustavuutta myöhempien muutosten varalle. Suunnittele prosessi sellaiseksi, että muutokset voidaan tehdä nopeasti liiketoiminnan muuttuessa. Joskus liiketoiminta ja yrityksen strategia voivat muuttua hyvinkin nopeasti ja silloin hyvin suunnitellut ja joustavat prosessit mukautuvat uusiin haasteisiin kilpailijoita nopeammin. Hyvin toimivat liiketoimintaprosessit ovat selvä etu yrityksille etenkin kilpailuilla aloilla.

Julkaistu keskiviikkona 2.3.2011 klo 18:11 avainsanalla työelämä.

Edellinen
Prosessien parantaminen - osa 1
Seuraava
Metrolla Matinkylään
Evästeiden käyttö

Käytän sivustollani evästeitä tarjotakseni parhaimman mahdollisen lukukokemuksen blogini lukijoille. Jos jatkat sivustoni käyttöä, oletan, että hyväksyt evästeiden käytön sivustollani.

Lisätietoja evästeiden käytöstä