Monissa kokouksissa pidetään pöytäkirjaa. Siihen kirjataan kokouksen päätökset sekä muita kokouksen kulkuun liittyviä asioita. Pöytäkirjan alussa on tyypillisesti lueteltu tärkeitä kokouksen identifiointitietoja, kuten aika, jolloin kokous on pidetty sekä paikka, missä kokous on kokoontunut. Näiden lisäksi luetellaan usein kokouksessa läsnä olleet henkilöt, mikäli kokoontujien määrä on kohtuullinen. Aina kokousaika ei sovi kaikille, ja joku saattaa poistua kesken kokouksen. Joskus käy myös niin, että joku osallistuu kokoukseen sen jo alettua. Tavatonta ei myöskään ole, että henkilö poistuu kokouksesta hetkeksi. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin, kun kokouksessa käsitellään kyseiseen henkilöön liittyvää asiaa, jolloin hän on jäävi omassa asiassaan. Tällöin henkilö yleensä jäävää itsensä poistumalla kokoustilasta asian käsittelyn ajaksi ja palaa kokoukseen käsittelyn jälkeen.

Sihteeri on avainasemassa pöytäkirjan pitäjänä. Hänen tulee seurata tarkasti kokouksen kulkua ja esimerkiksi kirjata kokouksesta kesken poistuneet. Eräs yksityiskohta pöytäkirjan pitämisessä on merkitä kokouksen alkamis- ja päättymisaika. Vaikka kokouksessa usein käsitellään monia eri kohtia eli pykäliä jo pelkästään kokousteknisistä syistä, ei näiden kohtien alkamis- ja päättymisaikaa yleensä merkitä pöytäkirjaan.

Olen nähnyt paljon hyvin pidettyjä pöytäkirjoja. Niissä on huolellisesti merkitty kokouksessa läsnä olleiden nimet sekä roolit, kuten puheenjohtajuus sekä sihteerin ja ääntenlaskijain tehtävät. Toisinaan olen nähnyt myös pöytäkirjoja, joissa henkilön nimen perässä on kellonaika ja jokin lisämerkintä, esimerkiksi "klo 13.30 asti". Tällä merkinnällä sihteeri on halunnut kertoa, että kyseinen henkilö poistui kello 13.30 kesken kokouksen. Tällainen tieto on kuitenkin irrelevantti. Se ei kerro, mihin pykäliin henkilö osallistui, koska pykälien aloitus- ja lopetusaikoja ei tavallisesti kirjata pöytäkirjaan.

Huomattavasti käyttökelpoisempi tapa merkitä henkilön osittainen osallistuminen kokoukseen on merkitä ne pykälät, joihin hän osallistui. Näin voidaan samalla välttää myöhemmin epäselvyyksiä, mikäli kokouksen päätöksistä kehkeytyy vastuukysymyksiä. Henkilön nimen perään läsnäololuettelossa voi kirjoittaa esimerkiksi pykälän merkin (§) sekä niiden pykälien numerot, joissa kyseinen henkilö on ollut läsnä. Yksi tapa ilmaista tämä on kirjoittaa vaikkapa: "§§ 2-3". Tämä merkintä tarkoittaa, että henkilö on ollut läsnä pykälissä kahdesta kolmeen. Kaksi pykälämerkkiä peräkkäin voidaan tulkita monikolliseksi muodoksi ja luettaisiin siis: "pykälät". Jos henkilö esimerkiksi poistuu kokouksesta jääviyssyistä vain jonkun pykälän ajaksi, voidaan hänen nimensä perään kirjoittaa: "§§ 1-4 ja 6-9". Tämä merkintä tulkitaan siten, että henkilö ei ole ollut läsnä 5. pykälässä käsiteltyjen asioiden aikana (olettaen samalla, että kokouksen viimeinen pykälä oli 9). Mikäli joku puolestaan saapuu kokoukseen myöhemmin, kirjoitetaan edellisen analogian tapaan esimerkiksi: "§§ 5-9". Tässä esimerkissä kokouksen viimeinen pykälä on 9, ja henkilö on ollut läsnä viidennestä pykälästä alkaen.

Huolellisesti pidetty pöytäkirja on käyttökelpoinen myös niille, jotka eivät osallistuneet kokoukseen. Asiakirjasta tulisi yksiselitteisesti ilmetä kokouksen kulku sekä osallistujat. Kokenut sihteeri ei näissä juuri tee virheitä, ja kuka tahansa voi oppia huolelliseksi sihteeriksi harjoittelemalla.