Käytän päivittäin Outlook-sovellusta ja olen vuosien mittaan viritellyt sitä jokapäiväiseen käyttöön paremmin soveltuvaksi. Moni mieltään Outlookin pelkäksi sähköposti- ja kalenteriohjelmaksi, mutta todellisuudessa sovelluksella voi tehdä loputtomasti toimistotyötä helpottavia toimenpiteitä. Suoraan myyntipakkauksesta otettuna Outlook ei tarjoa valmiita kehittyneitä ominaisuuksia, vaan ne pitää useimmiten itse toteuttaa ja parhaimmillaan jopa ohjelmoida käsityönä. Aivan kirjanpitoa Outlookilla ei pysty hoitamaan, mutta monet muut toimistorutiinit sillä voi hoitaa helposti alkaen aina sähköisistä lomakkeista nettiselailuun.
- Kuva
- Amy
Kerään tärkeät sähköpostit yhteen arkistokansioon. Silloin tällöin joudun siirtymään arkistoon ja palaamaan takaisin johonkin vanhaan sähköpostiviestiin. Kansioille ei suoraan pysty asettamaan pikanäppäintä, mutta joillekin järjestelmän omille kansioille pikanäppäimet on ennalta ohjelmoitu. Esimerkiksi saapuneiden viestin kansioon pääsee nopeasti painamalla CTRL+VAIHTO+I näppäimiä samanaikaisesti. I-kirjain tässä näppäinyhdistelmässä tulee englannin kielen sanasta Inbox, joka tarkoittaa suomenkielisessä Outlookissa Saapuneet-kansiota. Pikanäppäimen ohjelmointi muillekin kansioille onnistuu ainakin yhdellä tavalla, joskin hieman kiertotietä pitkin. Tehtävä on yksinkertainen. Ensin luodaan makro, joka asettaa halutun kansion aktiiviseksi. Seuraavaksi lisätään makro pikatyökaluriville, jossa valinnat valitaan pitämällä ALT-näppäintä alhaalla ja painamalla samanaikaisesti numeronäppäintä. Numero määräytyy komennon järjestyksen eli sijainnin mukaan pikatyökalurivissä. Jos esimerkiksi uusi makrokomento sijoitetaan pikatyökalurivin toiseksi komennoksi, käynnistyy tämä komento ALT+2 -näppäinyhdistelmällä.
Makron ohjelmointi
- Käynnistä Outlook normaaliin tapaan.
- Avaa Visual Basic -editori painamalla ALT+F11 -näppäimiä. Huomaa, että voit joutua lisäämään Kehitystyökalut-valinnan valintanauhalle Outlookin asetuksissa. Makrojen käyttö voi edellyttää myös digitaalisen sertifikaatin luontia sekä makrojen käytön sallimista Outlookissa.
- Kirjoita ThisOutlookSession-moduuliin aliohjelma:
Public Sub avaaArkisto()
Set ThisOutlookSession.ActiveExplorer.CurrentFolder
= Application.Session.Folders("datatiedosto").
Folders("arkistokansio")
End Sub- Korvaa "datatiedosto" lainausmerkkien välissä sähköpostiosoitteellasi tai datatiedoston nimellä. Korvaa "arkistokansio" lainausmerkkien välissä arkistokansion nimellä, esimerkiksi "Arkisto".
- Kokeile makron toimivuutta painamalla F8-näppäintä.
- Sulje Visual Basic -editori, kun olet ohjelmoinut makron.
- Mukauta pikatyökaluriviä ja lisää edellä ohjelmoimasi ThisOutlookSession.avaaArkisto-makro komennoksi.
- Siirrä komento haluamaasi paikkaan pikatyökalurivillä, jolloin se saa samalla pikapainikkeen.
Visual Basic -ohjelmointikielellä voi laajentaa Outlookin toiminnallisuuksia loputtomasti. Ohjelmoinnilla voi periaatteessa toteuttaa mitä tahansa uusia ominaisuuksia suosittuun sähköpostiohjelmaan ja näin tehdä siitä paljon enemmän kuin vain pelkän postisovelluksen.