Puhujalla on joskus haasteita arvioida puheensa pituutta kokouksissa. Monissa tilaisuuksissa, kuten seminaareissa ja palavereissa, osallistujille annetaan usein rajattu määrä aikaa puheensa pitämiseen tai esityksensä esittämiseen. Käytäntö on hyvä, sillä ennalta laadittu tarkka aikataulu ei syö turhaan osallistujien aikaa. Aikataululla puolestaan varmistetaan kokouksen sujuvuus taukoineen ja eri vierailijoiden ajoitukset. Hyvä puhuja tai kokousesiintyjä harjoittelee puhettaan tai esitystään kerran tai pari ennen varsinaista tilaisuutta. Tästäkin huolimatta ajankäytön arviointi paikan päällä voi olla vaikeaa, kun pitää keskittyä omaa esitykseen ja mahdollisesti vielä kokousyleisöönkin. Kelloonkaan ei sovi jatkuvasti vilkuilla, sillä se antaa helposti hermostuneen ja kiireisen vaikutelman.
Hyvä kokousisäntä tai -emäntä varautuu tilaisuuksissaan tällaisiin tilanteisiin. Avuksi voi ottaa värilliset numerotaulut, joilla viestitetään esiintyjälle jäljellä oleva aika. Kokouksissa saattaakin joskus nähdä, miten kokousavustaja nostaa ilmaan vuoron perään eri värisiä kortteja. Näistä puhuja saa tiedon, miten paljon hänellä vielä on aikaa. Kortit voivat olla periaatteessa minkä värisiä tahansa. Itse olen teettänyt toimiston perustarvikkeilla käyttökelpoiset semaforit. Korteissa on numero, joka ilmoittaa jäljellä olevan minuuttimäärän. Omassa tuotekehittelyn tuloksessani numerot eli minuutit ovat viisi, kaksi ja yksi. Kortit on muutenkin helppo tehdä tulostamalla isot numerot värillisille papereille. Minun numerotauluissa paperien värit valittiin saatavilla olevista väreistä ja niin korttien väreiksi tuli vihreä, keltainen ja punainen. Värit on valittu jäljellä olevan ajan mukaan. Mitä vähemmän aikaa on jäljellä, sitä punaisemmaksi väritys käy. Nämä A4-arkille tulostetut taulut on lopuksi laminoitu, jotta ne kestäisivät niin sanotusti isältä pojalle.
Kokousavustajan tehtävänä on seurata kelloa ja nostaa vihreä viitonen ilmaan merkiksi puhujalle, että hänellä on vielä viisi minuuttia aikaa. Kun jäljellä on vielä kaksi minuuttia, assistentti kohottaa ilmaan keltaisen kakkosen. Ajan käydessä niin vähiin, ettei jäljellä ole enää kuin yksi minuutti, nostaa hän ilmaan vihdoin punaisen ykkösen. Puhujan on siis ryhdyttävä lopettamaan esitystään ja lausuttava viimeistään tässä vaiheessa loppusanansa. Numerotaulut ovat oiva tapa kommunikoida äänettömästi. Taulujen heiluttelu etupenkissä ei myöskään juuri haittaa kokouksen osanottajia, sillä tauluja voi vilkuttaa melko huomaamattomasti.