OpenOffice.org on organisaatio, joka on julkaissut maksuttoman toimistosovelluskokoelman. Kokoelmaan kuuluu tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, esitysgrafiikka, tietokanta ja paljon muita sovelluksia. Tämä ohjelmistokokonaisuus on maksuton ja se on saatavana myös suomenkielisenä. Ohjelmistoa kehittää ja ylläpitää vapaaehtoisten henkilöiden muodostama yhteisö, joka voittoa tavoittelematta tarjoaa kaikille ilmaiseksi tämän hyödyllisen kokoelman toimiston perussovelluksia.

Olen käyttänyt OpenOfficea jo vuosia ja teen sillä lähes kaikki toimistotyöhön liittyvät tehtävät. Uusimmasta versiosta löytyy jotakuinkin kaikki samat ominaisuudet kuin kaupallisilla kilpailijoillaankin. Toisaalta OpenOfficessa on myös ominaisuuksia, jotka pitää erikseen ostaa kaupallisiin ohjelmistoihin. Esimerkiksi dokumenttien muunnos PDF-muotoon onnistuu OpenOfficella kätevästi vain napin painalluksella.

OpenOfficen taulukkolaskenta on erinomainen ja monipuolinen. Sillä on helppo laatia monimutkaisiakin taulukoita kaavoineen ja muotoiluineen. Toisinaan olen tarvinnut ominaisuutta, jolla voin muotoilla taulukon rivit tai sarakkeet tietyllä tavalla. Joskus esimerkiksi rivien taustaväri on hyvä muuttaa joka toisella rivillä erottaakseen rivit toisistaan. Tätä ominaisuutta kutsutaan ehdolliseksi muotoiluksi eli englanniksi conditional formatting.

Tyyli vuorottelevalle taustavärille

Ehdollista muotoilua varten kannattaa laatia uusi tyyli. OpenOfficessa ehdollinen muotoilu perustuu aina johonkin tyyliin, joten tyyliä muuttamalla muuttuvat samalla kaikkien niiden solujen muotoilu, joissa on käytetty kyseistä tyyliä ehdollisessa muotoilussa. Tyylejä puolestaan ei koskaan ole liikaa, mutta tyylitkin kannattaa luoda tietyllä suunnitelmallisuudella. Tässä esimerkissä laadin uuden tyylin vuorottelevien rivien taustaväriä varten. Tavoitteenani on vaihdella joka toisen rivin taustaväriä taulukossa, jotta ne paremmin erottuisivat toisistaan (kuva 1).

Esimerkissäni käyttämä OpenOffice on englanninkielinen versio 2.0. Tässä versiossa aloitan luomaan uutta tyyliä painamalla ensin F11-näppäintä, jolla avautuu tyyli-ikkuna (kuva 2). Tyyli-ikkunasta valitsen hiiren oikeanpuolisen painikkeen ja valitsen avautuvasta valikosta Uusi... (New...). Näytölle avautuu dialogi, jossa määrittelen uuden tyylin nimeämällä sen ja valitsemalla haluamani taustavärin Taustaväri-välilehdellä. Annan uudelle tyylille nimen Alternating Rows. Nimen voi luonnollisesti kirjoittaa myös suomeksi, vaikka tässä esimerkissä käytänkin englantia. Taustaväriksi valitsen valmiin vaaleankeltaisen värin Yellow 2 (kuva 3). Tyyliin voi lisätä muita muotoiluja ja niitä voi vaihtaa ja lisätä myös myöhemmin.

Vuorottelevien rivien taustaväri

Seuraavaksi siirryn itse taulukkoon ja valitsen solun A1. Tämän jälkeen valitsen Muotoilu- eli Format-valikosta Ehdollinen Muotoilu... eli Conditional Formatting... -vaihtoehdon. Näytölle avautuu jälleen dialogi-ikkuna, jossa määrittelen ehdollisen muotoilun (kuva 4). Dialogissa voidaan määritellä kaikkiaan kolme eri ehtoa, joilla solujen muotoilua ohjataan. Kun ehto toteutuu, muotoillaan solu valitulla tyylillä. Ehto voi perustua joko solun sisältöön (Cell value is) tai funktion eli kaavan arvoon (Formula is). Vuorottelevien rivien taustaväri vaihtuu aina silloin, kun rivin numero on pariton. Rivin numeron saa selville ROW()-funktiolla. Käyttämällä moduloa eli jakojäännösarvoa saadaan selville, onko rivi pariton vai parillinen. Jakojäännöksen saa laskettua helposti MOD()-funktiolla, joka saa parametreiksi jaettavan luvun sekä jakajan. Esimerkiksi lauseke MOD(ROW();2) jakaa rivinumeron ROW() numerolla 2 ja MOD()-funktio palauttaa tämän jakolaskun jakojäännöksen. Jakojäännös on joko 0 tai 1 riippuen siitä onko jaettava rivinumero parillinen vai pariton. Oletusarvoisesti OpenOffice tulkitsee jakojäännöksen 1 totuusarvoksi ja siten ehto lopulta toteutuu. Toteutuessaan ehto sijoittaa soluun valitsemani tyylin (Cell Style), joka tässä esimerkissä on Alternating Rows.

Lopuksi kopioin soluun A1 määrittelemäni ehdollisen muotoilun kaikkiin niihin soluihin, joissa haluan riveille vuorottelevan taustavärin. Muotoilun kopiointi käy kätevämmin Format Paintbrush -työkalulla. Vaihtoehtoisesti solun voi kopioida leikepöydälle Ctrl + C -näppäinyhdistelmällä ja liittämällä kopion haluamiin soluihin Ctrl + V -näppäinyhdistelmällä. Vuorottelevien rivien taustaväri on toteutettu ja väriä kuten muitakin muotoilua voi nyt muuttaa helposti muokkaamalla vain Alternating Rows -tyyliä.